Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Secretaresse backoffice gynaecologie (24 uur per week)

Spreekt roosterplanning, agendabeheer en zelfstandigheid je aan? Dan verwelkomen we je graag als nieuwe collega bij gynaecologie!

Vacature details

• Locatie Veldhoven
• Aantal uren 24

Jij zorgt voor

• Agendabeheer voor de medisch specialisten en je plant afspraken in. Samen met je collega’s heb je de agenda’s van 16 specialisten in beheer. Jij bent het aanspreekpunt en de primaire contactpersoon voor enkele medisch specialisten. Voor de patiënten zijn de poliklinieksecretaresses dat, waardoor je in deze functie geen patiëntcontact hebt. Je bent aanspreekpunt voor de medisch specialisten, collega’s van je eigen afdeling en van andere afdelingen binnen Máxima MC, semiartsen en co-assistenten.
• Het rooster van de medisch specialisten en arts assistenten. Samen met je collega ben jij degene die ervoor zorgt dat het rooster op orde is, alle taken zijn verdeeld en de spreekuurrasters zijn door jullie gemaakt.
• Het afhandelen van telefoontjes, e-mails en correspondentie. Alle uitgaande brieven controleer je op juistheid zodat de brieven correct verstuurd worden.
• Op het moment dat er iemand toetreedt in de vakgroep en bij indiensttreding van een arts assistent zorg jij dat alles wat geregeld moet worden geregeld is. Denk hierbij aan de benodigde gegevens aanleveren bij HR en het aanvragen van de digitale autorisaties, personeelspas en uniform. Het bewaken van de acties rondom de sollicitatieprocedure is onderdeel van je takenpakket.
• De planning van vergaderingen en bijeenkomsten en het regelen van catering, uitnodigingen en een ruimte als dat nodig is.
• Het oppakken van projecten. Samen met je collega’s stem je af welke projecten en taken je oppakt. Zo kun je bijvoorbeeld gevraagd worden de weekplanning van de medisch specialisten te maken. Jij bedenkt in dat geval hoe we de planning van de medisch specialisten en arts assistenten zo efficiënt mogelijk kunnen doen en roosterwijzigingen en herplanning van afspraken het best kunnen aanvliegen.

Dit doe je samen met

Een team van poliklinieksecretaresses, vakgroepsecretaresses, verpleegkundigen van de behandelkamer en biometristes; iedereen levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van onze dienstverlening en ondersteunt de arts op zijn of haar eigen vakgebied. Op de afdeling zijn daarnaast arts-assistenten, semi-artsen en co-assistenten werkzaam. Gynaecologie maakt deel uit van het Vrouw Moeder Kind-centrum.

Binnen de vakgroep Gynaecologie & Obstetrie werken 16 gynaecologen, waaronder 13 vakgroepleden, 2 fellows en één chef de clinique. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter en drie leden. De vakgroep wordt ondersteund door een vakgroep secretaris en 5 secretaresses, waar jij er een van bent. Je werkt samen in een betrouwbaar team met ervaren collega’s. Sommigen werken hier al jaren, anderen zijn ons team net komen versterken. Een mooie mix dus! Samen staan jullie voor kwaliteit. Zorgvuldigheid, accuratesse en een cultuur met veel ruimte voor feedback kenmerken onze samenwerking. We hebben onderling een goede afstemming van de werkzaamheden. Sinds Covid19 werken wij (gedeeltelijk) thuis en dit willen we blijven doen waardoor je veelal zelfstandig de werkzaamheden verricht.

De vakgroep is innovatief en ambitieus. Openheid, waardering, eigenheid en creativiteit zijn kernwaarden voor de vakgroep. De vakgroep speelt lokaal, regionaal, landelijk en internationaal een rol in het verbeteren van de gynaecologische en verloskundige zorg. Kijk voor meer informatie over de vakgroep gynaecologie/verloskunde op https://gynaecologie.mmc.nl

Dit past bij je als

• Je minimaal een MBO diploma hebt als secretaresse en je enkele jaren werkervaring hebt.
• Je een harde werker bent, die stressbestendig is en van aanpakken weet.
• Je snel de hoofdlijnen ziet in complexe informatie en goed kunt plannen. Door de grote groep medisch specialisten is het plannen van hun roosters echt een vak apart. Door jouw analytische blik en brede ervaring hierin kunnen we dit aan jou toevertrouwen. Wij plannen in Medspace. Als je dit systeem al kent is dat een pré, maar we leren het je graag.
• Je snel en accuraat kunt samenvatten en notuleren en het leuk vindt om complex agendabeheer te doen.
• Je graag zelfstandig werkt en oppakt wat moet gebeuren. Je kunt goed overzicht houden en bent betrouwbaar.
• Snel schakelen, service bieden en flexibel zijn jou kenmerkt.

Dit betreft een backoffice functie. Je hebt dus geen patiëntencontact.

Je kiest voor Máxima MC omdat

• Bij ons de gezondheid van onze patiënten in goede handen is. Om ons werk optimaal te kunnen doen, zorgen we goed voor onszelf en voor elkaar.
• Onze 3400 medewerkers iedere dag werken aan de beste zorg. We innoveren en ontwikkelen. We bedenken nieuwe technieken en organiseren de zorg slim.
• We als topklinisch opleidingsziekenhuis veel opleidingsmogelijkheden bieden.
• Wij een mooi arbeidsvoorwaardenpakketaanbieden. Deze functie is ingeschaald in FWG 40 (maximaal €3025,00 bruto per maand op fulltime basis) conform de generieke functie secretaresse B.
• We diverse workshops aanbieden voor onze medewerkers op gebied van gezondheid en vitaliteit zoals mindfulness en stoelmassages.
• Je via onze uitgebreide MKA regeling voor bruto geld een fiets, een tablet, telefoon of je sportabonnement kunt aanschaffen.

Lees meer over MMC…

Nieuwsgierig geworden?

Heb je interesse in deze functie bij Máxima MC? Dan zien we graag jouw reactie, in ieder geval vóór 11 november a.s., via onderstaande button.

Wil je meer informatie over deze vacature? Bel met Marian Stekelenburg, afdelingshoofd polikliniek gynaecologie, te bereiken via telefoonnummer +31 40 888 8384

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op dinsdagmiddag 23 november.

Voor iedere medewerker die wij aan willen nemen gaan we referenties na, vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) op en controleren we (indien van toepassing) het beroepsregister.

Deze vacature verdwijnt na de sluitingsdatum van onze website. Je kunt de vacature naar jezelf mailen via onderstaand e-mailicoon.