Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beknopte omschrijving
Taken: Als secretaresse binnen DIZ ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het secretariaat. Deze bestaan onder andere uit: Het beantwoorden of doorverwijzen van zeer uiteenlopende vragen en verzoeken van zow

Beschrijving

Taken:

Als secretaresse binnen DIZ ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het secretariaat. Deze bestaan onder andere uit:

• Het beantwoorden of doorverwijzen van zeer uiteenlopende vragen en verzoeken van zowel binnen als buiten de dienst alsook van buiten de TU/e. Ook voor klachten kun je 1e aanspreekpunt zijn.


• Het zelfstandig beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT-leden van de dienst. Het plannen van complexe afspraken is daarbij een veel voorkomende taak.


• Ondersteuning bieden aan met name het MT van DIZ met een variëteit aan werkzaamheden, waaronder MT-vergaderingen notuleren. Ook de teamleiders die onder het MT van DIZ vallen kunnen bij je terecht met vragen en verzoeken.


• Het bewaken van voortgang/termijnen (o.a. voor de Strategisch Inkopers).


• Zelfstandig en in overleg met leidinggevende acties uitvoeren bij in- en uitdiensttreding.


• Het uitvoeren van representatieve taken voor de dienst bij o.a. jubilea, verjaardagen en ziekte.


• Het redigeren of zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie in Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen.


• Actualiseren van de intranetsite van DIZ.


• Bestellingen plaatsen, zowel in webshops als non-catalogusorders.

Deze werkzaamheden verricht je in eerste instantie voor de directeur DIZ en de MT-leden. Met je collega-secretaresse zorg je voor goede afstemming van alle secretariële werkzaamheden en de bereikbaarheid van de dienst.


Deze functie is voor minimaal 24 uur in te kleden maar de voorkeur gaat uit naar een 32-urig dienstverband.

Functie-eisen

• Opleiding: je hebt een secretariële opleiding gevolgd op minimaal MBO+-niveau.


• Werkervaring: minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële rol.


• Je bent in ieder geval beschikbaar op maandag, dinsdag en woensdag.


• Je hebt een goede beheersing van MS-office programma's.


• Vloeiend in (zakelijk) Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.


• Je weet de dagelijkse activiteiten op een logische manier te prioriteren en structureren met aandacht voor details.


• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden om kunnen communiceren met collega's en (interne) klanten


• Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en klanten, op alle niveaus van de organisatie. Je communiceert duidelijk, beknopt en direct en hebt een representatieve benadering en een gastvrijheidsmentaliteit.


• Je bent een enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen en zich op zijn gemak voelt in een internationale en snelle omgeving.


• Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen, deelt graag kennis en doet aanbevelingen voor verdere professionalisering van onze managementondersteuning.


• Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en je bent doelgericht.

Wat wij bieden

Een ontzettende veelzijdige en uitdagende baan in een dynamische werkomgeving. Eerste periode zal je via Secretary Plus op detacheringsbasis aan de slag gaan met als uitgangspunt een vast dienstverband bij de opdrachtgever!


Verder ontvang jij een:

• Een detacheringsovereenkomst voor 24 of 32 uur per week (parttime);


• Je zal in schaal 7 ingeschaald worden (tussen € 2261,- en € 3052,- per maand op basis van 38 uur per week);


• Reiskostenvergoeding.

Vanuit Secretary Plus ontvang je onder andere toegang tot een eigen online Good Habitz account waardoor jij de volop kunt blijven ontwikkelen!


Do I need to say more? Dan kun je ons altijd even bellen of mailen! Wij zijn bereikbaar op: 040-2960975.

Solliciteren? Klik hier