Oorspronkelijke vacature omschrijving:
Beschrijving
Vanuit standplaats Eindhoven verzorgt het bestuurssecretariaat de secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning ten behoeve van het College van Bestuur, de secretarissen en de afdeling control. Momenteel zoeken wij een bestuurssecretaresse (m/v) die dit team compleet maakt. Samen met drie collega's ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat.
Taken zijn o.a.:
- Ondersteunen van het College van Bestuur. Denk hierbij aan complex agenda- en e-mailbeheer, telefoonbeantwoording, correspondentie en voorbereiding van afspraken. Je hebt hierbij intensief contact met interne en externe actoren, zowel persoonlijk, telefonisch als digitaal;
- Met je collega's zorg dragen voor gezamenlijke taken zoals afhandeling van de dagelijkse post, voorbereiding van vergaderingen, digitale archivering, facilitaire zaken zoals ICT, huisvesting, financiën, P&O en catering;
- Ondersteunen (met je collega's) van de bestuurssecretarissen en de afdeling control. Hierbij gaat het met name om het opstellen van correspondentie, archivering, in gang zetten en bewaken van processen en het plannen en beheren van vergadercycli.
- Je acteert hierbij pro actief.
Functie-eisen
- Je beschikt over MBO+/HBO werk- en denkniveau. Je mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend. Je hebt goede kennis van automatisering (iPad, iPhone, Outlook, Word, Powerpoint, Excel);
- Je communiceert tactvol en beschikt over organisatiesensitiviteit;
- Je bent in staat om urgentie en prioriteit te beoordelen én te fungeren als filter in een vertrouwelijke functie. Je kunt goed plannen en organiseren en je hebt oog voor detail;
- Je bent flexibel en servicegericht en in staat je inzet aan te passen aan de bestuurder;
- Je hebt een ondernemende, proactieve werkhouding en bent stressbestendig. Je kunt zowel in een team als zelfstandig werken;
- Je hebt ruime ervaring opgedaan in een soort gelijke functie.
Wat wij bieden
Het betreft een leuke, afwisselende functie, met kans op een vast dienstverband waarbij proactief meedenken wordt verwacht voor 40 uur per week (minder is niet bespreekbaar).
Het betreft een schaal 8 functie Salaris min €2409,80 max €3226,54
