Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beknopte omschrijving
Voor het COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers) regio Brabant en Limburg (Eindhoven, Helmond, Tilburg, Weert, Budel, Heerlen) zijn wij op zoek naar een Projectondersteuner voor 36 uur per week (fulltime). Als Projectondersteuner onderste

Beschrijving

Voor het COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers) regio Brabant en Limburg (Eindhoven, Helmond, Tilburg, Weert, Budel, Heerlen) zijn wij op zoek naar een Projectondersteuner voor 36 uur per week (fulltime).


Als Projectondersteuner ondersteun je de leidinggevende door het opvangen van telefoon en mailverkeer, het beheren van de agenda en het selecteren en prioriteren hiervan. Je vormt een filter voor de leidinggevende, maar geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Tevens bereidt je vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch onder andere door het opvragen en verwerken van informatie. Daarnaast handel je zelfstandig correspondentie af aan de hand van concepten.


Bij (vak)inhoudelijke vragen neem je de vraag aan en zorg je voor reactie van de leidinggevende of andere medewerker van de afdeling. Je hebt inzicht in de agenda en werkzaamheden van de leidinggevende en weet daarbij efficiënt en effectief te ondersteunen. Hierbij ben je zowel klantgericht, maar ook professioneel assertief.


Activiteiten en werkzaamheden:

• Beheert de agenda.


• Bereidt vergaderingen voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch.


• Bewaakt de procedurele uitvoering van de besluiten; anticipeert en signaleert naar de leidinggevende.


• Verzamelt en verwerkt diverse gegevens en vraagt informatie op bij in- en externe instanties ter voorbereiding op overleg en besluitvorming.


• Selecteert in- en externe post, verzorgt aanvullende informatie en legt deze voor ter afhandeling.


• Behandelt binnenkomend telefoonverkeer en handelt gesprekken zo mogelijk zelf af.


• Handelt routinematige kwesties zelfstandig af.


• Notuleert vergaderingen en verspreidt deze onder belanghebbenden


• Fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak


• Verzorgt de correspondentie van de manager.


• Verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van representatie, organisatie en administratie.


• Verzorgt de planning/roostering en doet hier aanpassingen in omtrent verlof, ziekte en ort.


• Doet de opgave voor het volgen van interne opleidingen


• Controleert specifieke facturen, vraagt hierbij creditnota's op en geeft opdracht tot het verwerken van facturen.


• Verantwoordelijk voor kas en kluisbeheer


• Beheert het archief.

Functie-eisen

• MBO diploma, op het gebied van management assistent, MBO secretarieel en/of Schoevers


• Praktische en toepassingsgerichte kennis van regels en afspraken op het betreffende aandachtsgebied;


• Kennis van de taak, organisatie en de werkwijze van COA en de werkwijze van de eigen afdeling;


• Kennis van archiefstructuren en een efficiënt gebruik daarvan;


• Goede bedieningsvaardigheid voor kantoorapparatuur.

Wat wij bieden

• Een bruto uurloon tussen € 17,05 - € 21,88 (inschaling op basis van werkervaring);


• Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;


• Werken binnen dé opvangorganisatie die zorgt voor probleemloze opvang van asielzoekers;


• Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;


• Een 36 urige werkweek binnen een uitdagende werkomgeving


• Een tijdelijk dienstverband met kans op verlenging


• Een opbouw van vakantiedagen naar rato;


• Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;


• Voor deze opdrachtgever is het aanvragen van een VOG noodzakelijk (deze verzorgen wij voor jou);


• Het COA vergoedt reiskosten, maximaal € 6,27 netto per dag.