Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beknopte omschrijving
Voor de vervanging i.v.m. zwangerschapsverlof zoeken wij een tijdelijke managementsecretaresse Bureau College van Bestuur die dit gaat combineren met het projectleiderschap Vernieuwing functie managementsecretaresse. De vacature ontstaat bi

Beschrijving

Voor de vervanging i.v.m. zwangerschapsverlof zoeken wij een tijdelijke managementsecretaresse Bureau College van Bestuur die dit gaat combineren met het projectleiderschap Vernieuwing functie managementsecretaresse.


De vacature ontstaat bij het Bureau College van Bestuur door het zwangerschapsverlof van één van de managementsecretaresses. Daarnaast willen ze de invulling van deze vacature combineren met een nieuw project Vernieuwing functie managementsecretaresse. De aanleiding hiervoor is dat zij zien dat de functie van managementsecretaresse aan het veranderen is. Als gevolg van algemene ontwikkelingen, maar ook bij Summa College wordt via onder andere het werken met 'lean' en via digitalisering een groot aantal processen eenvoudiger gemaakt. Dit heeft gevolgen voor de inhoud van het vak van managementsecretaresse. Deze gevolgen willen zij samen met de medewerkers verkennen en waar mogelijk implementeren. Deze ontwikkelingen vragen ook een andere rol van de directeur of bestuurder waarvoor wordt gewerkt en die ontwikkeling moet ook worden opgepakt.


Zij zoeken daarom een senior managementassistent die hen tijdelijk gaat helpen -in een projectmatige aanpak- met de verandering van het vak, en die tevens de taken van de managementsecretaresse bureau CvB vervult.


Deze senior managementassistent / projectleider heeft twee taken:

• Vervanging van de managementsecretaresse bureau CvB tijdens zwangerschapsverlof (60%)


• Als projectleider uitwerken van de verdere ontwikkeling van het vak van managementsecretaresse (40%)

Wat ga je doen als managementsecretaresse bureau CvB?

Vervanging van de huidige managementsecretaresse Bureau College van Bestuur gedurende haar zwangerschapsverlof. De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Ondersteunen van primair de voorzitter van het College van Bestuur bij de dagelijkse werkzaamheden, maar ook het ondersteunen van het gehele CvB en de Secretaris;


• Eerste aanspreekpunt voor vragen voor de bestuurder en het zelfstandig afhandelen daarvan;


• Op basis van steekwoorden zelfstandig afhandelen van correspondentie;


• Invulling geven aan de dagelijkse hospitality (werkplekken bestuurders en secretaris, voorbereiding vergaderingen etc);


• Organiseren van bijeenkomsten;


• Overige voorkomende secretariële werkzaamheden.

Je bent lid van een team van vier managementsecretaresses bureau CvB, je werkplek is ook bij het Bureau CvB. Je leidinggevende is de secretaris CvB.


Wat ga je doen als projectleider professionalisering:

• Het mede ontwikkelen en schetsen van een toekomstbeeld van het vak managementsecretaresse en managementassistent. Dit zoveel mogelijk samen doen met de huidige managementsecretaresses van Facilities en Bureau CvB zodat deze voor zichzelf ook een beeld kunnen vormen. Hierbij ook aansluiten bij de activiteiten die door hen al in gang zijn gezet.


• Afstemmen met directeuren die de functioneel leidinggevenden zijn van de managementsecretaresses Facilities over de ontwikkeling van het werk en de behoefte aan ondersteuning, en over de verdere professionalisering van de managementsecretaresses.


• Afstemmen met de bestuurders en met de secretaris Bureau CvB over de vraag, de verdere professionalisering van het bureau en de individuele managementsecretaresses bureau CvB.


• Het doen van werkbezoeken en het voeren van individuele gesprekken met managementsecretaresses over de verdere professionalisering en mogelijke doorgroei.


• Het maken van afspraken over scholing en begeleiding met de managementsecretaresses Facilities.


• Voorstel aan directeur Facilities over mogelijkheid tot doorgroei naar de functie managementsecretaresse B Facilities van elke managementsecretaresse Facilities, en over een match tussen vraag van de klant en professionalisering management secretaresse/assistent.

Je dagelijks leidinggevende is de secretaris CvB, de aansturing van het project zal door de directeur Facilities en secretaris CvB gebeuren.

Functie-eisen

Wat vragen we?

• Coachende vaardigheden, bij voorkeur opgedaan als leidinggevende;


• Uitgebreide ervaring als senior managementsecretaresse en het projectmatig werken en aansturen;


• Op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen op gebied van managementassistentie/ondersteuning. o.a. digitalisering, hospitality, werken met teamborden en 'lean', managementinformatie en rapportages e.d. en recente ervaring hiermee, bij voorkeur in de profit sector;


• In staat om een beeld te schetsen van de ontwikkelingen in het vak en dit over te dragen aan collega's;


• Gesprekspartner voor directeuren die de managementsecretaresses functioneel aansturen;


• HBO werk- en denkniveau;


• Passen binnen een collegiaal en zelfsturend team.

Wat wij bieden

• Een tijdelijk contract tot de zomervakantie


• Een salaris gebaseerd op werk en ervaring in schaal min. €2128 en max. €3610


• Een collegiaal, zelfsturend team


• Een functie voor 0,8 - 1 fte.