Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beschrijving

Als afdelingssecretaresse verleen je administratieve en secretariële ondersteuning aan de backofficemanager, die zowel het kantoor Eindhoven als Heerlen van de ZW aanstuurt. Daar waar de backofficemanager is ben jij in feite ook aanwezig en dat betekent ook reizen tussen kantoor Eindhoven en Heerlen.


Je fungeert als spil en schakel tussen haar en het managementteam en neemt hen zodoende veel werk uit handen. Het managementteam bestaat uit de backofficemanager, 5 teammanagers, 4 staffunctionarissen, 2 kwaliteitsadviseurs, 1 controller en 1 HRM adviseur.


Van jou wordt verwacht dat je een proactieve houding hebt, verantwoordelijkheid kunt dragen en zelfstandig bent in het uitvoeren van je taken. Daarnaast ben je de spil tussen je direct leidinggevende "de backofficemanager" en zowel medewerkers als klanten van je organisatie.


Je verzorgt de agenda van het MT, notuleert vergaderingen en legt de gemaakte afspraken vast in een actielijst. Als afdelingssecretaresse ben je verder verantwoordelijk voor het maken van afspraken en het bewaken van de agenda en het administratief verwerken van taken die daaruit voortvloeien. Je bent verantwoordelijk voor het telefoonverkeer, organiseert afspraken op kantoor en in het land en je houdt de agenda van de backofficemanager bij. Je bent deels een klankbord en anderzijds een sparringpartner voor de backofficemanager. Je werkt accuraat, overzichtelijk en bent toegankelijk voor anderen. Daar waar nodig neem je initiatieven, maar je bent ook integer en diplomatiek.


Generieke taken:

• Houdt de mailbox bij van de backofficemanager; signaleert zaken die met voorrang behandeld moeten worden; zet eventueel noodzakelijke acties uit en bewaakt de voortgang


• Ontvangt binnenkomende telefoongesprekken en handelt deze zoveel mogelijk zelfstandig af.


• Bereidt vergaderingen voor; stelt agenda's op; notuleert vergaderingen, bewaakt de actiepunten en rappelleert zo nodig


• Voorbereiden en organiseren van afdelingsuitjes, jubilea etc.


• Verzorgt zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen correspondentie.


• Maakt en agendeert afspraken, rekening houdend met prioriteiten en planning


• Verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals het beheer van Sharepoint, plaatsen van be-stellingen, aanvragen van opleidingen, digitale archivering en bestellen van kantoorartikelen.

Specifieke taken:

Je bent op de hoogte van het beleid en procedures binnen de organisatie en kent de diverse applicaties, zoals Sharepoint, Word, Excel, Facilitator, waarmee gewerkt wordt. Ook voor specialistische vragen vanuit het managementteam of collega backofficemanagers loop je niet weg.

Functie-eisen

Voor het succesvol uitoefenen van deze functie zijn, naast de bedrijfscompetenties klantgerichtheid, samenwerken en resultaatgerichtheid de volgende competenties van belang:

• Initiatief


• Luisteren


• Organiseren van het eigen werk


• Stressbestendigheid


• Schriftelijke communicatie

Je functioneert minimaal op HAVO/MBO-niveau en hebt een secretaresseopleiding gevolgd.

Je kent de organisatie en gebruikt de voor jouw vakgebied relevante procedures, processen en systemen.

Wat wij bieden

• Salaris tussen de €1800 en €2700 op basis van ervaring


• Leuke collegiale sfeer op de werkvloer bij een informele organisatie


• Online opleidingsmogelijkheden


• Een dienstverband voor langere tijd


• Een afwisselende functie 50/50 in Eindhoven/Heerlen.